Checkliste: Planung, Aufbau und Durchführung von virtuellen                                                                                                                                                                                                                                                                                     	Konferenzen	
•	Überlegen Sie sich, welchen Mehrwert Sie für Ihre Kunden und Ihr Unternehmen mit der Durchführung von virtuellen Konferenzen schaffen.
•	Vergleichen Sie Vor- und Nachteile von Präsenz-Konferenzen (Face-to- face) und virtuellen Konferenzen. Fällt Ihr Urteil positiv für letztere aus, beginnen Sie mit der konkreten Planung.
•	Nutzen Sie bestehende Beziehungen zu Fachreferenten (z. B. über die Abteilung »Forschung und Entwicklung«) und stellen Sie ein Programm zusammen, das für Ihre Kunden attraktiv und einzigartig ist.
•	Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuelle Konferenz eine einheitliche Identität hat und Ihre Kunden sie als eine abgerundete Entität wahrnimmt.
•	»Weniger ist mehr« - versuchen Sie nicht zu viel in ihr Programm und ihre Virtuelle Konferenz Plattform hineinzupacken. Lassen Sie genügend Zeit für Pausen. Ihre Kunden werden in den meisten Fällen in einen Arbeitsprozess eingebunden sein, wenn sie an der Konferenz teilnehmen.
•	Planen Sie genügend Zeit für Übersetzungen ein. Lokale Adaptionen werden geschätzt, erfordern aber viel Zeit.
•	Planen Sie genügend Personen ein, die die Plattform als Präsentations-Moderatoren, als Help-Desk-Mitarbeiter, als Verantwortliche für die Ressour- cen-Bibliothek etc. betreuen können.
•	Führen Sie, wenn möglich, interaktive Live-Präsentationen durch.
•	Schenken Sie vor allem den sozialen Aspekten genügend Beachtung. Eine freundliche und professionelle Begrüßung beim ersten Einloggen, die Möglichkeit, sich selbst mit Text und Bild vorzustellen und ein breites Angebot an Kontaktmöglichkeiten mit anderen Teilnehmenden werden wesentlich zum Gelingen ihrer virtuellen Konferenz beitragen.
•	Planen Sie genügend Zeit für die Betreuung Ihrer Fachreferenten ein. Sie sind es vor allem, die Ihrer virtuellen Konferenz einen Mehrwert verleihen. Deshalb müssen sie sorgfältig auf ihre Rolle als Online-Dozenten vorbereitet werden. Rechnen Sie genügend Zeit für Test-Läufe ein.
•	Bedenken Sie, dass die Bewerbung einer virtuellen Konferenz mehr Aufwand erfordert als die Ankündigung einer normalen Präsenz-Konferenz. Es bedarf eines höheren Erklärungsaufwandes, damit sich Ihr Zielpublikum zu einer Teilnahme bewegen lässt.
•	Legen Sie ihre technischen Systeme so aus, dass Sie vor allem bandbreitenmäßig auf der sicheren Seite sind. Ihre Kunden sind nicht an der Technik interessiert, sie wollen an der virtuellen Konferenz teilnehmen. Deshalb müssen idealerweise alle technischen Prozesse so ablaufen, dass sie im Hintergrund stattfinden und von den Teilnehmenden nicht wahrgenommen werden. Auch hier gilt: Besser ein einfaches, aber stabiles System als ein überladenes mit vielen interessanten Eigenschaften, die aber niemand benutzen kann, weil sie nicht oder nur teilweise funktionieren.
•	Legen Sie großen Wert auf gute Soundqualität. Voice-over-IP-Lösungen sind genügend ausgereift. Es bedarf aber genügender Bandbreite, guten Audiomaterials und korrekt kalibrierter Soundgeräte.